En Guinée, de nombreux services publics sont défaillants. Celui de l’archivage n’échappe pas à cette règle. Aucun plan de conservation adéquat bien que nous soyons à l’époque du numérique. Censé être bien géré, le fond documentaire des archives est lamentablement laissé pour compte. Ce problème touche l’ensemble du pays. Et ce n’est pas des régions que la lumière semble venir.

À Labé, l’état civil est mal tenu : extraits de naissance, certificats de mariage, et autres documents administratifs de grande importance  sont « abandonnés » dans un même environnement peu enclin. C’est comme si ceux qui doivent prendre soin de ces fichiers ne leur accordent aucune valeur. Du côté du bâtiment administratif de la préfecture de Labé, le service d’archivage est  dans un état encore pire. Les documents sont éparpillés çà et là, à l’intérieur du service, comme dans un dépotoir d’ordure.

A l’ère de la révolution digitale, un service d’archivage doit répondre à des règles strictes: bonne organisation, ordre, précision et fluidité. Pour bien archiver les documents, il faut les réunir en fonction de leurs catégories, connaître la durée de chaque document administratif, procéder à des tris périodiques avant l’archivage définitif, procéder au récolement des documents d’archive.

Il ne faut pas oublier qu’il existe plusieurs types d’archivage à savoir: l’archivage physique des documents (papiers) et l’archivage numérique, c’est-à-dire le stockage dans une carte mémoire, une clé USB ou un serveur informatique privé ou professionnel. A cela s’ajoute la nécessité d’un environnement favorable, bâtiment adapté, jusqu’aux structures de stockage et de rangement des archives.

Alpha Oumar Fogo Baldé